Rester zen quand tout s'accélère

Il y a des moments dans l’année où tout s’accélère : un gros dossier qui arrive à échéance, plus de travail de bureau, de nombreux rendez-vous en extérieur, un collègue qui tombe malade, … Tout part en cacahuète, on a l’impression de ne plus gérer la situation, on pare au plus urgent, on perd les pédales. Comment faire pour rester efficace ?      

 

Pas de panique, posez-vous

Arrêtez-vous pour réfléchir et mettre au clair cette situation. Ces quelques minutes de perdues seront très vite récupérées, c’est promis !

Prenez un crayon

Listez toutes ces choses qui encombrent votre tête et insérez-les directement dans le graphique ci-contre en tenant compte de leur degré d'urgence et d'importance. Essayez pour cela de prendre un peu de recul. A première vue tout paraît urgent et important mais tout ne l’est jamais tout autant.

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Sans vous en rendre compte, vous avez déjà fait la moitié du travail ! Vous venez de déterminer ce que vous deviez faire dans l’immédiat, planifier, reporter ou déléguer. Bravo !

 


Maintenant on s'organise

Selon les priorités que vous venez de déterminer, mettez en place votre plan de travail pour les prochains jours, voire les prochaines semaines.

 

Planificateur de tâche ou simple agenda, papier ou électronique, application spécialement dédiée, … Vous avez l’embarras du choix ! Perso, j’utilise un semainier : j’aime les agendas de petit format dans lequel je ne note que mes rendez-vous. Mon semainier, lui, reste en permanence sur mon bureau et reprend tous mes to-do.

 

 

Pour vous offrir le plaisir suprême de vous en tenir à vos planifications, voici trois conseils :

  • Suivez votre rythme ! Prévoyez de travailler sur les tâches qui requièrent le plus de concentration et d’énergie au moment de la journée où vous en avez le plus.
  • Ne jonglez pas avec les dossiers. Vous serez plus efficace et vous aurez ainsi plus vite la fierté du travail accompli.
  • Gardez des plages horaires plus légères qui vous permettront de placer les imprévus ou de rattraper un éventuel retard.

 

Et on essaie de se soumettre à une certaine discipline

 

Relevez vos emails de manière régulière mais non-permanente. Trois à quatre fois par jour devraient être suffisantes. Entre-temps, fermez la fenêtre de votre messagerie et désactivez les sons et icônes qui pourraient vous distraire.

 

 

Décidez aussi à quels moments de la journée vous vous autorisez à flâner sur la toile ou sur les réseaux sociaux. Déconnectez leurs applications de vos smartphones et tentez de résister à la tentation d’aller voir combien de personnes ont liké votre dernier partage. Vous allez gagner « quelques » précieuses minutes.

 

Enfin, évitez de combiner plusieurs tâches à la fois. Sur le moment-même vous avez l'impression de gagner du temps mais au final vous devez le plus souvent recontacter votre interlocuteur pour un détail que vous avez oublié de lui demander ou ré-envoyer votre courrier avec la pièce jointe. Vous n'avez donc rien gagné !

Et vous, vous faites comment pour rester zen quand au boulot tout s'accélère ?


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